Adjoint administratif/adjointe administrative

Responsabilités

• Tâches Coordonner le flux de renseignements au sein de l’équipe Diriger et contrôler les opérations quotidiennes Ouvrir et distribuer le courrier et d’autres documents Planifier et organiser les opérations quotidiennes Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences Mettre sur pied des méthodes administratives Fixer et confirmer des rendez-vous Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages Surveiller l'analyse de données et de renseignements touchant les employés Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique Compiler des données, des statistiques et autres renseignements Surveiller la préparation de rapports Répondre aux questions des employés et résoudre les plaintes Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents Effectuer de l'entré de données Fournir le service à la clientèle Entretenir et gérer des bases de données numérales Tenir à jour des dossiers et des registres
• Expérience et spécialisation Systèmes de gestion (sig ou bd) MS Excel MS Windows MS Word Agenda électronique Logiciel de base de données Logiciel d'édition de bureau Logiciel de ressources humaines MS Office Courrier électronique Terminologie technique Entreprise Domaine de spécialisation Correspondance Rapports et dossiers Statistiques Factures Tableaux, graphiques et diagrammes Gestion de processus opérationnels
• Renseignements supplémentaires Sûreté et sécurité Vérification de casier judiciaire Information de transport et de voyage Possède un moyen de transport

Conditions de travail et capacités physiques Souci du détail

Tâches répétitives

• Qualités personnelles Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément Excellente communication orale Excellente communication écrite Flexibilité Jugement Sens de l'organisation Esprit d'équipe Précis Attitude axée sur le client Fiable Gestion du temps Responsabilisation Capacité d'apprendre rapidement